Finansinspektionens föreskrifter om ersättningssystem FFFS 2011:1, anger att det i en bank ska finnas en ersättningspolicy fastställd av styrelsen. Vidare riktlinjer för ersättningspolicy och ersättningspraxis ges bland annat av 2014/65/EU (Mifid II-direktivet), Kommissionens delegerade förordning 2021/923 för fastställande av personalkategorier vars yrkesutövning har väsentlig inverkan på ett instituts riskprofil, EBA:s Riktlinjer för en sund ersättningspolicy (EBA/GL/2021/04) samt EU-parlamentets, rådets förordning 575/2013 om offentliggörande av information kring ersättningar, Kommissionens delegerade förordning nr 2017/565, avseende ersättningspolitik och ersättningspraxis och EBA:s Riktlinjer om ersättningspolicy och ersättningspraxis för försäljning och tillhandahållande av bankprodukter och banktjänster till konsumenter (EBA/GL/2016/06). Därutöver har EBA/GL/2021/05 intern styrning och kontroll beaktats. Denna redogörelse beskriver Sörmlands Sparbanks syn på ersättning till bankens medarbetare samt informerar om hur fast ersättning fördelas. 

Strategi, principer och mål för ersättning i Sörmlands Sparbank

Sörmlands Sparbank eftersträvar att uppnå goda resultat och sunt risktagande i banken. Ett väl fungerande ersättningssystem är en viktig komponent för att attrahera kompetent arbetskraft och säkerställa sunt risktagande i banken. Banken ska därför ha ett ersättningssystem som överensstämmer med bankens affärsplan, önskad position, mål, strategier, värderingar och långsiktiga intressen.

Ersättningssystemet ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i banken och ska vara utformat så att de anställda uppmuntras att prestera i linje med bankens mål. Ersättningssystemet ska också främja en sund och effektiv riskhantering, motverka överdrivet risktagande samt vara rimligt och kopplat till bankens långsiktiga värdeskapande och verksamhet. Ersättningen ska vara individuellt utformad så att varje medarbetare bidrar till att bankens övergripande mål uppnås och att bankens värderingar stärks. Sörmlands Sparbank har som syfte att främja sparande och att gynna lokalsamhället.

En stor del av bankens driftskostnader består av lönekostnader. Därför måste ersättningen till bankens medarbetare styras av tydliga principer. Banken ska regelbundet utvärdera vilka risker som är förenade med ersättningssystemet. 

Beskrivning av fast ersättning i Sörmlands Sparbank

Bankens anställda uppbär enbart fast ersättning. Denna består av en kontant fast lön som utbetalas månadsvis för innevarande månad. Ersättningar till enskilda medarbetare får inte motverka bankens långsiktiga intressen. Grunden i lönesättningen är arbetets komplexitet och den enskildes prestation. Sörmlands Sparbank tillämpar individuella och differentierade löner för att stimulera till goda arbetsinsatser, engagemang och kompetensutveckling på ett sådant sätt att Sörmlands Sparbanks verksamhet utvecklas och förbättras.

I Sörmlands Sparbank har medarbetarna möjlighet att tilldelas vinstandelar när kriterierna för vinstandelssystemet uppfyllts. Ersättning från vinstandelssystemet sker i form av avsättning till vinstandelsstiftelsen Guldeken. Avsättningen görs med lika andelar till samtliga medarbetare, oberoende av exempelvis lön och befattning, med undantag för vd samt chefer för kontrollfunktioner. Tilldelningen är endast justerad med hänsyn till arbetstid. HR-funktionen sammanställer underlag för avsättning till bankens vinstandelsstiftelse.

Vinstandelarna är fonderade i minst fem år innan utbetalning. Därefter får medarbetaren ett erbjudande om att ta ut hela, eller delar, av det årets avsättning. Om inget uttag sker, omfonderas andelarna. Om banken inte uppnår definierade mål kan styrelsen fatta beslut om att inga vinstandelar ska utgå. Beslut om årliga kriterier samt avsättning fattas av styrelsen. Målet under 2024 har varit kopplat till lönsamhet och fler helkunder.

Ersättning i samband med att en anställning upphör

I de fall Sörmlands Sparbank betalar ut avgångsvederlag då en anställning upphör, ska beloppet vara rimligt i relation till anställningstid och prestation över tid, samt i beaktande av branschpraxis. Avgångsvederlag betraktas som rörlig ersättning. Tre avgångsvederlag har utbetalats eller kostnadsförts under 2024.

Ersättningspolicyn

Ersättningspolicyn, som omfattar samtliga medarbetare, anger grunder och principer för hur ersättningar ska fastställas, hur policyn ska tillämpas och följas upp samt vilka medarbetarna är vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Sörmlands Sparbanks riskprofil. För att banken ska kunna identifiera, mäta, styra, internt rapportera och ha kontroll över de risker som verksamheten är förknippad med, ska ersättningar utformas så att de är förenliga med och främjar en effektiv riskhantering och motverkar överdrivet risktagande. Ersättningar till enskilda medarbetare får inte motverka bankens långsiktiga intressen.

Banken ska vid riskbedömningen bedöma hållbarhetsrisker i Ersättningspolicyn. Som hållbarhetsfaktorer räknas miljörelaterade, sociala och personalrelaterade faktorer, respekt för mänskliga rättigheter samt bekämpning av korruption och mutor. Hållbarhetsrisker förknippade med bankens ersättningssystem är försumbara eftersom banken enbart erbjuder fast ersättningen och att ersättningen därmed inte innehåller några incitament till individuellt risktagande. Personalrisker kopplade till ersättningssystemet hanteras genom att det finns tydliga ramar för hur grundlönen sätts och incitament för individuellt risktagande saknas.

Anställda med väsentlig påverkan på Sörmlands Sparbanks riskprofil

Banken ska årligen identifiera anställda som har en väsentlig påverkan på bankens riskprofil. För att identifiera dessa ska en analys genomföras vid behov och minst årligen. Analysen ska ta hänsyn till de kvalitativa och kvantitativa kriterier sin anges i EU-kommissionens delegerade förordning (EU) 2021/923 av den 25 mars 2021 samt FFFS 2011:1.

Under 2024 var följande befattningar identifierade:

• Styrelseledamöter
• Vd
• Ekonomi- och finanschef
• Affärschef
• Chef risk och styrning
• Kreditchef
• Marknads- och kommunikationschef
• Chef för funktionen för regelefterlevnad (till och med 2024-05-31)
• Chef för funktionen för riskkontroll (till och med 2024-04-30)
• SUB
• HR-chef
• Chef IT, säkerhet och fastighet
• Medlemmar i kreditdelegationen

Under 2023 var följande befattningar identifierade:

• Styrelseledamöter
• Vd
• Ekonomi- och finanschef
• Affärschef
• Kreditchef
• Marknads- och kommunikationschef
• SUB
• HR-chef
• IT- och säkerhetschef
• Chef risk- och bolagsjuridik
• Privatmarknadschef
• Företagschef
• Chef för funktionen för internrevision
• Chef för funktionen för regelefterlevnad
• Chef för funktionen för riskkontroll
• Medlemmar i kreditdelegationen

Antalet identifierade personer minskade under 2024 med en person jämfört med 2023.

Beslutsgången

Styrelsen har fastställt en ersättningspolicy i vilken understryks att ersättningssystem till medarbetarna är styrelsens angelägenhet och att styrelsen bereder, granskar och följer upp ersättningsfrågorna. Beslut fattas av styrelsen.

Ansvarsfördelning 

Chefen för HR-funktionen ansvarar för att till styrelsen ta fram förslag till ersättningspolicy. I samarbete med funktionen för risk och styrning och ekonomi- och finanschef identifierar chefen vilka medarbetare som bör anses ha väsentlig inverkan på bankens riskprofil och inkluderar dessa i policyn. Chefen för HR- funktionen ansvarar vidare för att ta fram ett skriftligt underlag för riskanalys av ersättningssystemet och där särskilt beakta de risker som banken är exponerad för. Innan styrelsens fastställande av ersättningspolicyn, ska denna utföra en oberoende bedömning av bankens ersättningspolicy och ersättningssystem samt kontrollera att dessa överensstämmer med en effektiv riskhantering och är utformade för att minska risken för överdrivet risktagande. Riskanalysen ska beakta nuvarande och framtida risker. Bedömningen ska dokumenteras skriftligen. Bankens funktion för risk och styrning ska delta i arbetet.

Revision av fast ersättning

Vd beslutar årligen om löneökningsutrymmet utifrån ekonomiska ramar och marknadens förutsättningar i samband med budgetprocessen. Styrelsen beslutar om budgeten för kommande år, inklusive bankens lönekostnader. Chefen för HR-funktionen ansvarar för den årliga lönerevisionsprocessen och säkerställer att lönesättande chefer får tillgång till den information och de verktyg som krävs. Chefen för HR-funktionen kalibrerar lönerevisionsförslaget mellan bankens medarbetare. Chefer med personalansvar är ansvariga för lönesättningen för sina medarbetare och genomför lönerevision utifrån de ramar som tilldelas dem. Samtliga löneförslag ska godkännas i förväg av överordnad chef. I samråd med den fackliga organisationen genomför chefen för HR-funktionen lönekartläggningar och analyser för att säkerställa att medarbetarnas ersättning bestäms utifrån arbetets svårighetsgrad och medarbetarens prestation. Ingen hänsyn får tas till kön, könsidentitet eller könstillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.

Årlig granskning

Internrevision ska minst en gång per år självständigt granska om bankens ersättningar överensstämmer med ersättningspolicyn samt om ersättningspolicyn bör utvecklas utifrån förändringar i externa regelverk. Internrevision granskar även analysen över vilka risker som är förenade med denna policy och bankens ersättningssystem.

¹Ledande befattningshavare kan även vara risktagare. I denna sammanställning ingår personerna i kostnaden för ledande befattningshavare.